SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO – PORTARIA Nº01 , 05 DE FEVEREIRO DE 2024
PORTARIA Nº01 , 05 DE FEVEREIRO DE 2024
“Dispõe sobre o uso do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) como meio eletrônico para a realização do processo administrativo da Secretaria Municipal de Educação”.
OCIMAR CARMO DA SILVA, Secretário de Educação do Município de Santa Luzia, no uso de suas atribuições legais , nos termos da Lei Orgânica do Município
CONSIDERANDO a necessidade de modernizar a tramitação de documentos no âmbito da Administração Municipal, por meio da adoção de ferramenta de produção e tramitação de documentos digitais que resultará na diminuição do fluxo de papel, melhoria da rastreabilidade dos documentos, garantia da integridade da informação, eliminação do uso de espaços físicos adicionais e custos inerentes à guarda de processos e economia de gastos com transporte de documentos, compra de papel e impressão departamental;
CONSIDERANDO o disposto no art. 3º do Decreto nº 4.084, de 26 de outubro de 2022, que “Dispõe sobre a implantação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI no âmbito da Prefeitura do Município de Santa Luzia”, que estabelece que “a utilização do SEI é obrigatória para todos os órgãos da Administração Pública Municipal, tanto da Administração Direta quanto da Administração Indireta, nos termos dos arts. 19 e 28 da Lei Complementar nº 3.123, de 01 de setembro de 2010, que estabelece modelo de gestão para a Administração Pública Municipal e dispõe sobre a estrutura organizacional do Poder Executivo”;
CONSIDERANDO que o modelo de gestão para a Administração Pública Municipal instituído pela referida Lei Complementar nº 3.123, de 01 de setembro de 2010 foi substituído pelo disposto na Lei Complementar n° 4.570, de 30 de março de 2023, que “Dispõe sobre a Organização Administrativa da Prefeitura Municipal de Santa Luzia e dá outras providências”; e
CONSIDERANDO que o cadastramento e treinamento no sistema SEI já foram realizados, em atendimento ao disposto nos incisos III, IV e V do caput do art. 4º do Decreto nº 4.084, de 26 de outubro de 2022, segundo os quais, competirá ao Órgão Gestor do SEI, na gestão e manutenção do sistema, regulamentar os procedimentos a serem observados no âmbito do processo eletrônico, cadastrar e gerenciar usuários, estabelecer e gerenciar os perfis de acesso e promover a capacitação de servidores,
RESOLVE:
Art. 1º Instituir o Sistema Eletrônico de Informações – SEI como sistema informatizado oficial de gestão de documentos e processos eletrônicos no âmbito da Secretaria Municipal de Educação – SMED;
- 1° A partir da publicação desta Portaria torna-se obrigatória a utilização do SEI para realizar a comunicação entre os órgãos da estrutura do Poder Executivo Municipal.
- 2° A partir da implantação do SEI, os servidores do órgão, responsáveis pelo protocolo, não poderão receber documentos e comunicados das demais unidades administrativas em meio físico, observando-se o cronograma de implantação de cada órgão do Poder Executivo Municipal.
Art. 2º Havendo qualquer impedimento de ordem técnica para o cumprimento do §2º do art. 1º desta Portaria, o documento físico deverá ser recebido, constando data e hora, e em seguida, digitalizado.
- 1° Depois de digitalizados, os documentos e processos deverão ser inseridos, autenticados e continuados no SEI, prevalecendo o número dado pelo sistema eletrônico informatizado.
- 2° Os originais dos documentos recebidos, depois de digitalizados, serão mantidos no arquivo deste órgão e posteriormente encaminhados para o Arquivo Geral até que cumpram seus prazos de guarda, conforme definido na tabela de temporalidade, quando deverão ser avaliados para eliminação ou guarda permanente.
Art. 3º A digitalização dos documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública de que trata o art. 1º deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.
Art. 4º Os documentos e processos em tramitação neste órgão, em suporte físico, deverão ser convertidos para meio digital pelas gerências nas quais se encontram em andamento, conforme orientações da Secretaria de Administração.
Parágrafo único. Depois de digitalizados, documentos e processos devem ser inseridos, autenticados e continuados no SEI.
Art. 5º Os documentos e comunicados a serem enviados para este órgão, por outros órgãos, por meio do SEI, deverão ser direcionados para a unidade administrativa identificada como “SMED/GAB”.
Art. 6º Os comunicados respostas deste órgão deverão ser encaminhados para a unidade identificada como “SMED/GAB”, cujo responsável fará o devido encaminhamento.
Art. 7º Nomear os servidores abaixo relacionados para serem multiplicadores e administradores do sistema:
- Aristides Pinto Carvalho, matrícula nº 28.565;
- Marcelo Santos Henrique, matricula nº36.049;
Art. 8º O uso inadequado do SEI fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.
Art. 9º As dúvidas e/ou casos omissos deverão ser dirimidos pela Secretaria Municipal de Educação – SMED, que poderá remeter a questão à Comissão responsável pela implantação do SEI no âmbito do Poder Executivo Municipal.
Art. 10 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Santa Luzia/MG, 05 de fevereiro de 2024.
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OCIMAR CARMO DA SILVA
SECRETÁRIO MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO
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