DECRETO Nº 4.309, DE 08 DE MARÇO DE 2024 – PGM
DECRETO Nº 4.309, DE 08 DE MARÇO DE 2024
Altera e acresce dispositivos ao Decreto nº 4.084, de 26 de outubro de 2022, que “Dispõe sobre a implantação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI no âmbito da Prefeitura do Município de Santa Luzia”.
O PREFEITO DO MUNICÍPIO DE SANTA LUZIA, no uso de suas atribuições legais e nos termos do inciso VI do art. 71 da Lei Orgânica Municipal;
CONSIDERANDO que o cadastramento e treinamento no sistema SEI já foram realizados, em atendimento ao disposto nos incisos III, IV e V do caput do art. 4º do Decreto nº 4.084, de 2022, segundo os quais, competirá ao Órgão Gestor do SEI, na gestão e manutenção do sistema, regulamentar os procedimentos a serem observados no âmbito do processo eletrônico, cadastrar e gerenciar usuários, estabelecer e gerenciar os perfis de acesso e promover a capacitação de servidores;
CONSIDERANDO a necessidade de modernizar a tramitação de documentos no âmbito da Administração Municipal, por meio da adoção de ferramenta de produção e tramitação de documentos digitais que resultará na diminuição do fluxo de papel, melhoria da rastreabilidade dos documentos, garantia da integridade da informação, eliminação do uso de espaços físicos adicionais e custos inerentes à guarda de processos e economia de gastos com transporte de documentos, compra de papel e impressão departamental; e
CONSIDERANDO as manifestações dos órgãos municipais em relação às exceções ao uso do SEI,
DECRETA:
Art. 1º O caput do art. 3° do Decreto nº 4.084, de 26 de outubro de 2022, passa a vigorar com a seguinte redação, fica o artigo acrescido dos seguintes §§ 2° a 7°, transformando-se seu parágrafo único em § 1°:
“Art. 3º A utilização do SEI é obrigatória para todos os órgãos da Administração Pública Municipal, tanto da Administração Direta quanto da Administração Indireta, nos termos da Lei Complementar nº 4.570, de 30 de março de 2023.
§ 1° O SEI deverá ser utilizado para todos os processos administrativos comuns, podendo ser incluídos os processos administrativos especiais, nos termos do art. 13 da Lei nº 4.055, de 2019.
§ 2° Na hipótese de o órgão municipal não incluir eventual processo administrativo especial no SEI, o ato deverá ser devidamente motivado e fundamentado em razão técnica ou legal, que será juntada ao processo administrativo especial físico.
§ 3° O uso do SEI contempla a produção, a assinatura e a tramitação, exclusivamente eletrônica, de documentos e processos administrativos entre as unidades da Administração Pública, admitindo-se a impressão apenas em caráter extraordinário.
§ 4° A partir do dia 11 de março de 2024, não será aceita a tramitação física de documentos e processos administrativos entre as unidades da Administração Pública Municipal, que não se enquadrarem nas seguintes exceções:
I – processos administrativos comuns físicos e processos administrativos licitatórios físicos já existentes, quando da implantação do SEI, em âmbito municipal;
II – processos administrativos e documentos cujas extensões não se mostrarem compatíveis com os sistemas de análises dos órgãos municipais;
III – processos administrativos e documentos cujos tamanhos totais não sejam compatíveis com o SEI, desde que não seja possível a divisão do arquivo do processo em mais de um documento de modo a respeitar a capacidade do sistema;
IV – indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo;
V – procedimentos de sindicância e de investigações preliminares;
VI – processos administrativos disciplinares;
VII – processos administrativos de responsabilização;
VIII – atestados médicos e odontológicos;
IX – justificativas de ponto;
X – relatórios gerenciais da folha de pagamento;
XI – documentos que versem sobre a admissão de servidores públicos;
XII – notas fiscais;
XIII – empenhos; e
XIV – documentos e hipóteses que se enquadrem no art. 23 da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, Lei de Acesso à Informação, e no art. 27 do Decreto Federal nº 7.724, de 16 de maio de 2012.
§ 5° No caso da exceção prevista no inciso IV do § 4°, os atos poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos físicos, desde que posteriormente os documentos do processo correspondente sejam digitalizados e incluídos no SEI.
§ 6° A Controladoria Geral, Compliance e Auditoria Interna deverá providenciar ferramenta específica para que seja possível a implementação eletrônica, em âmbito municipal, dos processos e procedimentos de que tratam os incisos V, VI e VII do § 4°.
§ 7° Os processos administrativos, no âmbito do SEI, devem ser autuados de acordo com o fluxo já estabelecido para os processos administrativos físicos, ou seja, documento inicial de abertura seguido, por ordem cronológica, dos demais documentos que compõem o processo.”
Art. 2° Fica acrescido o seguinte art. 3°-A ao Decreto nº 4.084, de 2022:
“Art. 3°-A Na hipótese de que trata o inciso I do § 4° do art. 3°, a critério do órgão municipal emissor do documento ou do que houver instaurado o processo administrativo físico e objetivando maior celeridade de tramitação, esses documentos ou processos poderão ser, parcial ou totalmente, digitalizados para o SEI em formato .pdf.
§ 1º Na hipótese de digitalização parcial, o órgão responsável pela digitalização e inclusão no SEI deverá certificar no processo administrativo físico que, a partir daquela data, na forma do Anexo I, o processo administrativo passará a ser tramitado em formato digital no SEI.
§ 2º. Os processos eletrônicos instaurados na forma do caput deverão ser devidamente instruídos com cópias dos autos dos processos físicos de modo a permitir sua regular tramitação no SEI.
§ 3º Os autos físicos remanescentes, neste caso, deverão ser mantidos sob guarda da área responsável pela digitalização.
§ 4º Na hipótese de digitalização total, o órgão responsável pela digitalização e inclusão no SEI deverá certificar, no processo administrativo físico, seu encerramento e indicar que, a partir daquela data, o processo administrativo passará a ser tramitado em formato digital no SEI, na forma do Anexo II.
§ 5º No caso do § 4º, os autos físicos, com a respectiva certidão de encerramento, poderão ser encaminhados ao Arquivo Central.”
Art. 2° Ficam acrescidos os seguintes Anexos I e II ao Decreto nº 4.084, de 2022, na forma do Anexo Único deste Decreto.
Art. 3º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Santa Luzia, 08 de março de 2024
LUIZ SÉRGIO FERREIRA COSTA
PREFEITO DO MUNICÍPIO DE SANTA LUZIA
ANEXO ÚNICO
(de que trata o art. 2°)
ANEXO I
TERMO DE DIGITALIZAÇÃO PARCIAL DE PROCESSO ADMINISTRATIVO PARA O SEI
(§ 1° do art. 3°-A)
Nesta data, o órgão [INDICAR O NOME], [emissor do documento nº XXX/XXX ou que instaurou o presente processo administrativo físico nº XXX/XXX], realizou sua digitalização parcial, que compreendeu as fls. X a fls. Y, sendo este Termo a fl. z, com cópias dos autos do processo físico já mencionado e permitindo sua regular tramitação no SEI.
O processo administrativo no SEI passou a ter o nº XXX/XXX e foi instruído com as seguintes cópias (Lista de documentos juntados): Os autos físicos do processo administrativo nº XXX/XX, nos termos do § 3º do art. 3º-A do Decreto nº 4.084, de 2022, ficarão sob a custódia deste órgão, aguardando os prazos da tabela de temporalidade.
A continuidade de sua instrução e tramitação será feita, a partir desta data, somente por meio digital.
Dia do mês e ano.
______________________________________
Nome, cargo, órgão e assinatura do/a servidor/a responsável
ANEXO II
TERMO DE ENCERRAMENTO, ARQUIVAMENTO DE PROCESSO FÍSICO E DIGITALIZAÇÃO TOTAL PARA O SEI
(§ 4° do art. 3°-A)
Nesta data, o órgão [INDICAR O NOME], [emissor do documento nº XXX/XXX ou que instaurou o presente processo administrativo físico nº XXX/XXX], certifica seu encerramento e indica que, a partir desta data, passará a tramitar em formato digital no SEI. O processo administrativo no SEI passou a ter o nº XXX/XXX e sua continuidade de instrução e tramitação será feita, a partir desta data, somente por meio digital. Os autos físicos do processo administrativo nº XXX/XX encerrado na presente data serão, nos termos do § 5º do art. 3º-A do Decreto nº 4.084, de 2022, arquivados e encaminhados ao Arquivo Central.
Encaminhem-se os autos ao Arquivo.
Dia do mês e ano.
______________________________________
Nome, cargo, órgão e assinatura do/a servidor/a responsável
LUIZ SÉRGIO FERREIRA COSTA
PREFEITO DO MUNICÍPIO DE SANTA LUZIA
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