PORTARIA Nº 09, DE 19 DE OUTUBRO DE 2023
PORTARIA Nº 09, DE 19 DE OUTUBRO DE 2023
Dispõe sobre o uso do Sistema Eletrônico de Informação (SEI) como meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da Administração Pública Municipal Direta, autárquica e fundacional, bem como da empresa pública.
A Controladoria Geral, Compliance e Auditoria Interna – CGAI, no uso de suas atribuições legais, nos termos do art. 20 da Lei Complementar n° 4.570, de 30 de março de 2023;
CONSIDERANDO a necessidade de modernizar a tramitação de documentos no âmbito da Administração Municipal, por meio da adoção de ferramenta de produção e tramitação de documentos digitais que resultará na diminuição do fluxo de papel, melhoria da rastreabilidade dos documentos, garantia da integridade da informação, eliminação do uso de espaços físicos adicionais e custos inerentes à guarda de processos e economia de gastos com transporte de documentos, compra de papel e impressão departamental;
CONSIDERANDO o disposto no art. 3º do Decreto nº 4.084, de 26 de outubro de 2022, que “Dispõe sobre a implantação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI no âmbito da Prefeitura do Município de Santa Luzia”, que estabelece que “a utilização do SEI é obrigatória para todos os órgãos da Administração Pública Municipal, tanto da administração direta quanto da administração indireta, nos termos dos arts. 19 e 28 da Lei Complementar nº 3.123, de 01 de setembro de 2010, que estabelece modelo de gestão para a Administração Pública Municipal e dispõe sobre a estrutura organizacional do Poder Executivo”;
CONSIDERANDO que o modelo de gestão para a Administração Pública Municipal instituído pela referida Lei Complementar nº 3.123, de 01 de setembro de 2010 foi substituído pelo disposto na Lei Complementar n° 4.570, de 30 de março de 2023, que “Dispõe sobre a Organização Administrativa da Prefeitura Municipal de Santa Luzia e dá outras providências”; e
CONSIDERANDO que o cadastramento e treinamento no sistema SEI já foram realizados, em atendimento ao disposto nos incisos III, IV e V do caput do art. 4º do Decreto nº 4.084, de 26 de outubro de 2022, segundo os quais, competirá ao Órgão Gestor do SEI, na gestão e manutenção do sistema, regulamentar os procedimentos a serem observados no âmbito do processo eletrônico, cadastrar e gerenciar usuários, estabelecer e gerenciar os perfis de acesso e promover a capacitação de servidores,
RESOLVE:
Art. 1º Instituir o Sistema Eletrônico de Informações – SEI como sistema informatizado oficial de gestão de documentos e processos eletrônicos no âmbito da Controladoria Geral, Compliance e Auditoria Interna – CGAI.
§ 1° A partir da publicação desta Portaria torna-se obrigatória a utilização do SEI para realizar a comunicação entre os órgãos da estrutura do Poder Executivo Municipal.
§ 2° A partir da implantação do SEI, os servidores do órgão, responsáveis pelo protocolo, não poderão receber documentos e comunicados das demais unidades administrativas em meio físico, observando-se o cronograma de implantação de cada órgão do Poder Executivo Municipal.
Art. 2º Determinar que havendo qualquer impedimento de ordem técnica para o cumprimento do §2º do art. 1º desta Portaria, o documento físico deverá ser recebido, constando data e hora, e em seguida, digitalizado.
§ 1° Após digitalizados, os documentos e processos deverão ser inseridos, autenticados e continuados no SEI, prevalecendo o número dado pelo sistema eletrônico informatizado.
§ 2° Os originais dos documentos recebidos, após digitalizados, serão mantidos no arquivo deste órgão e posteriormente encaminhados para o Arquivo Geral até que cumpram seus prazos de guarda, conforme definido na tabela de temporalidade, quando deverão ser avaliados para eliminação ou guarda permanente.
Art. 3º Determinar que a digitalização dos documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública de que trata o art. 1º deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.
Art. 4º Determinar que os documentos e processos em tramitação neste órgão, em suporte físico, não deverão ser convertidos para meio digital pelos setores nas quais se encontram em andamento.
Art. 5º Determinar que os documentos e comunicados enviados para este órgão, por outros órgãos, por meio do SEI, deverão ser direcionados para:
I – “CGAI/GAB”, para assuntos diversos;
II – “CGAI/CCG”, para assuntos específicos da Coordenação;
III – “CGAI/SCI”, para assuntos específicos do Controle Interno;
IV – “CGAI/SAI”, para assuntos específicos da Auditoria Interna;
V – “CGAI/CPP”, para assuntos específicos da Comissão Permanente Processante;
VI – “CGAI/CG”, para assuntos específicos da Corregedoria Geral;
VII – “CGAI/PAD”, para assuntos específicos dos Processos Administrativos Disciplinares, e
VIII – “CGAI/PAP”, para assuntos específicos dos Procedimentos Apuratórios Preliminares.
Art. 6º Determinar que os comunicados respostas deste órgão deverão ser encaminhados pela unidade demandada diretamente à unidade demandante, com a devida assinatura do responsável do setor a qual pertença.
Parágrafo Único – A tramitação entre as coordenadorias e seções da Controladoria Geral, Compliance e Auditoria Interna – CGAI poderá acontecer de forma direta, sem a necessidade de intermediação entre a hierarquias do mesmo nível, desde que o referido processo administrativo seja atribuído ao servidor responsável pela tramitação.
Art. 7º Nomear os servidores abaixo relacionados para serem os multiplicadores e administradores do sistema:
I – CGAI/GAB – Fernanda de Oliveira Couto – matrícula 35.246, e
II – CGAI/GAB – Tiago de Souza Oliveira – matrícula 34052.
Art. 8º O uso inadequado do SEI fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.
Art. 9º As dúvidas e/ou casos omissos deverão ser dirimidos pela Controladoria Geral, Compliance e Auditoria Interna – CGAI, que poderá remeter a questão à Comissão responsável pela implantação do SEI no âmbito do Poder Executivo Municipal.
Art. 10 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Santa Luzia, 19 de Outubro de 2023
Elter Anatólio da Silva
Controlador Geral do Município
Matrícula 9209
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